マイナンバーをPCで管理するポイント

中小規模事業者に最適なマイナンバー管理方法(2)

マイナンバーをPCで管理するポイント

マイナンバーをPCで管理するポイント概要

1.マイナンバーのPC管理が好ましい事業者とは

マイナンバーを自社のPC上で管理するのが好ましい事業者は次になります。

とにかく手軽にマイナンバーを管理したい
→自社のPC1台で管理することは、とても手軽であり、引き継ぎも楽
社員は5~200名程度
→マイナンバー管理担当者は1~3名程が多いため、煩雑な管理方法は適していない
契約書など、書類が多い
→ただでさえ重要な書類が多く、これらと混ざらないように管理しなければならない
マイナンバーを管理するスペースを確保しづらい
→マイナンバー管理は限られたスペースで行わなければならない
業者や来客など、社員以外の出入りが多い
→マイナンバーを持ち出せない仕組みが必要
マイナンバー管理対策に費用をかけたくない
→コストのかからない管理方法を選択する
顧客等のマイナンバーを預かり、管理する場合がある
→社員のマイナンバーと混ざらないよう、システムにてしっかりと管理する必要がある。
 また、マイナンバー収集時にも漏洩対策を施さなければならない。

2.自社のPC上でマイナンバーを管理する4つのポイント

<ポイント(1)>パソコン利用時のログイン対策
マイナンバーを保管・管理するPCには誰もが簡単にログインできないようなログイン対策が必要になります。パソコンを利用するためのIDとパスワードを設定し、運用していかなければなりません。また、念のために誰が、いつログインをしたか等の記録を参照できるようなシステムが望ましいと考えられます。
<ポイント(2)>データの不正な持ち出し対策
PC内のマイナンバー関連データが持ち出されないようにするための対策をしなければなりません。USB メモリ、SD カード、CD/DVDなど、デバイスの利用を制御し、重要情報の持出しや、漏えい行為を防止する必要があります。
<ポイント(3)>PCの利用履歴が分かるようにする
マイナンバー管理担当者はPCにログインできますが、悪意のある管理担当者であった場合、これは危険です。したがって、PC の操作ログを詳細に記録し、Web の利用状況、メールの利用状況、ファイル操作やマウス操作の履歴が確認できるようにしなければなりません。
<ポイント(4)>収集時の漏えい対策やデータ入力ミスを防ぐ
マイナンバー漏えい対策は、収集時にも必要になってきます。PCにデータを入れてしまえば、システムで管理ができますが、どうしても収集時にはセキュリティが甘くなってしまいがちです。また、マイナンバー情報を入力する際にミスが起きてしまうこともあります。この対策としては、スキャナーを用いてマイナンバー通知カードやマイナンバーカードから直接マイナンバーを読み取ることが有効です。これであれば、社員自身がスキャンをすれば漏えい対策にもなりますし、マイナンバーの提供に抵抗感を示す外部協力者にも、直接スキャンをしてもらうことができます。

3.PCによる管理をするために必要になる情報セキュリティソフトウェアについて

ここでは、上記課題を解決する情報セキュリティソフトウェアとして、ドキュメントスキャナーとPCセキュリティソフトでマイナンバーを管理する『マイナンバーソリューションパッケージ』を紹介します。

CANONマイナンバーソリューションパッケージ

<ポイント(1)>PC一台で、手間をかけずに省スペースなマイナンバー管理が可能

→スペースの限られる事業者内でもマイナンバー管理が手軽に始められる

『マイナンバーソリューションパッケージ』では、PC1台でマイナンバー等の機密データを管理できるため、スペースいらずであり、またソフトのダウンロードとドキュメントスキャナーを準備するだけなので、コストと手間をあまりかけず、マイナンバー管理体制を構築することができます。

<ポイント(2)>マイナンバー管理担当者が、自在にPCの利用を制御できる

→ログイン管理と共にマイナンバーの持ち出しを厳密に防ぐことができる

社内でマイナンバーを主として取り扱う「個人番号事務取扱担当者」や「個人番号取扱責任者」が、自由に対象PC(マイナンバーソリューションパッケージのインストールされたPC)の利用者を制限することができます。また、USB メモリ、SD カード、CD/DVD、MTP/PTP 接続デバイスなど、デバイスの利用を制御し、重要情報の持出しや、漏えい行為を防止します。

<ポイント(3)>PCを誰が、いつ、どのように操作をしたかが分かる

→常に監視していなくても、PCの利用管理ができる

PC の操作ログを詳細に記録。ログ閲覧画面では、Web の利用状況、メールの利用状況、ファイル操作やマウス操作の履歴が確認できます。これであれば、いつでも、マイナンバーが保管されているPCが適正に使用されているか、担当者が確認をすることができます。

<ポイント(4)>収集もマイナンバーカード・通知カードをスキャンするだけでOK

→社員はもちろん、外部協力者等の顧客のマイナンバーも収集しやすい

『マイナンバーソリューションパッケージ』は、マイナンバーカードやマイナンバー通知カードをそのままスキャナーで読み取ることができ、読み取ったマイナンバーデータをPC上に保管する仕組みになっています。このマイナンバーデータは暗号化して保存され、この情報は故意に持ち出しても復号化不可。また、マイナンバーの取込みを社員や外部協力者自身が行うことができるため、マイナンバー収集時の漏えいリスクも大幅に減らすことができると共に、マイナンバーの郵送等に抵抗のある外部協力者からも、マイナンバーが収集しやすくなると考えられます。もちろん、顧客から提供されたマイナンバーを社内のマイナンバー管理担当者がスキャンをすることもできます。

<ポイント(5)>各種給与計算・人事管理システムと連携

→経理・人事・総務担当者の負担をさらに軽減できる

『マイナンバーソリューションパッケージ』では各人事関連システムのデータ形式で出力することができるため、スムーズにマイナンバーデータの活用が可能。経理・人事・総務担当者がマイナンバー管理担当を兼ねている場合は、その業務負担がさらに軽減されます。

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