従業員のマイナンバー取扱いポイント

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1.従業員のマイナンバーの取得期限を知っておく

マイナンバーを記載する法定調書などを行政機関に提出する期限までに取得します。 なお、もちろん入社後直後などに取得をしても問題はありません。

2.マイナンバー取得時の本人確認方法

マイナンバーを取得する際には、正しい番号であることの確認(番号確認)と、 番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要です。原則として、 下記の方法で本人確認を行います。

  1. マイナンバーカードにて確認する
  2. 通知カードとマイナンバーの記載された住民票の写しや運転免許証などで確認する

なお、すでに雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると認められるときは身元確認書類を不要とすることも認められます。

3.退職者のマイナンバーを廃棄するタイミング

退職者についても源泉徴収や社会保険料などの手続きをする必要がある場合も多く、このような場合には保管し続ける必要があります。そして、この手続きの必要がなくなったタイミングにて廃棄をしなければなりません。なお、退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることによります。

4.マイナンバーの提供を拒まれた場合の対応

ステップ1.再度提供を求める

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めましょう。

ステップ2.書類の提出先の指示に従う

それでも提供を受けられない時は、書類の提出先の指示に従います。 税の法定調書作成などに際し、マイナンバーの提供を受けられない場合でも、安易にマイナンバーを記載しないで書類を提出しないようにしましょう。そして、引き続き提供を依頼します。

ステップ3.提供を求めた経過を記録、保存する

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、事業者として単なる義務違反でないことを明確にしておきましょう。 経過等の記録がなければ、マイナンバーの提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できないからです。

5.社内のマイナンバー管理体制を構築する