マイナンバーを書類で管理するポイント

中小規模事業者に最適なマイナンバー管理方法(1)

マイナンバーを書類で管理するポイント

マイナンバーを書類で管理するポイント概要

1.ステップ(1) 会社から従業員へ書類を配布

会社の担当者が「個人番号台帳兼届出書」を「個人番号取得用封筒」に入れて従業員に配布します。

会社から従業員へ書類を配布

2.ステップ(2) 従業員から会社へ書類を提出

受け取った従業員は、封筒から個人番号台帳兼届出書を取りだし届出書の各項目に記入します。さらにマイナンバー通知カードやマイナンバーカードのコピー、その他必要な本人確認書類を準備、コピー等し、封筒に入れ会社に提出します。

従業員から会社へ書類を提出

3.ステップ(3) 会社が保管・管理する

担当者は、従業員から受け取った「個人番号台帳兼届出書」の記載内容の確認と「本人確認書類等」の確認を行った後、「個人番号台帳保管パック」に従業員ごとに封入し、バインダーにとじ、鍵のかかる書棚等で安全に保管・管理します。

会社が保管・管理する

4.廃棄について

退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、マイナンバーの利用内容の一つである「扶養控除等申告書」などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることによります。このタイミングで、マイナンバーを保管したデータだけでなくマイナンバーが記載された書類もすべて破棄しなければなりません。

5.書類による管理をするために役立つ帳票について

マイナンバー取扱い区域の管理や機器または電子媒体等の盗難防止、電子媒体等を持ち出すときの対応などといった「物理的にマイナンバーを守れる仕組み」をつくります。

日本法令【従業員用】マイナンバー取得・保管セット
商品名
【従業員用】マイナンバー取得・保管セット
価格
3,456円(税込)
セット内
  • 個人番号台帳兼届出書(ノーカーボン2枚複写) 10組
  • 個人番号取得用封筒 10枚
  • 個人番号台帳保管パック 10枚
  • 保管用バインダー 1冊
  • ※届出書等の書類は従業員10世帯分をセット
  • ※バインダーは約20世帯分程度を収納可能
ツールURL
http://www.horei.co.jp/mynumber/

<マイナンバー取得・保管セットに関するお問い合わせは>

  • 株式会社日本法令
  • 〒101-0032 東京都千代田区岩本町1-2-19
  • TEL:03-6858-6955

<日本法令マイナンバー取得・保管セット>マイナンバー管理アドバイザー優待購入について

マイナンバー管理アドバイザーは、優待価格として20%引きの価格にて購入することができます。

商品名 定価(税込) 優待特価(税込)
【従業員用】マイナンバー取得保管セット(下記M2-1,2-2,2-3+保管バインダー) 3,456円 2,764円
【従業員用】個人番号台帳兼届出書(10組入) 864円 691円
個人番号取得用封筒(10枚入) 432円 345円
【従業員用】個人番号台帳保管パック(10枚入) 972円 777円
【個人別・データ管理用】個人番号届出書(30枚入) 1,620円 1,296円
【報酬料金等支払先・株主等配当の支払先・不動産賃貸人等用】
(下記M3-1+個人番号取得専用封筒+保管バインダー)
2,160円 1,728円
【報酬料金等支払先・株主等配当の支払先・不動産賃貸人等用】
個人番号台帳兼届出書(20組入)
1,080円 864円